Դիրեկտորի կատարած ծախսերի փոխհատուցում՝ ավտոմեքենայի տրանսպորտային և պետական վճարների դեպքում

Հաշվապահական և հարկային հարցերը հաճախ բարդ են, երբ գործիատունը (կազմակերպությունը) պետք է փոխհատուցի տնօրենին նրա անձնական հաշվից կատարված ծախսերը, որոնք կապված են կազմակերպության հաշվեկշռում գրանցված մեքենայով. Այս հոդվածում կբացատրենք, թե ինչպես ճիշտ ձևակերպել առհաշիվ (առ‑հաշիվ) վճարումները, ինչ փաստաթղթեր պետք է կցել, և թե ինչպիսի պետական վճարների հաշվարկներ կարելի է փոխհատուցել:

1. Կազմակերպության հաշվեկշռում գրանցված մեքենայի ծախսերի տեսակները

1.1. Տրանսպորտային ծախսեր

Տրանսպորտային ծախսերը (բենզին, դիզել, լիցքավորում, սպասարկում, վերանորոգում) պետք է հիմնավորվեն ՀԴՄ (Հաշվապահական Դրոշակային Մեկնարկ) կտրոններով. Դրանք հանդիսանում են հաշվապահական փաստաթղթեր, որոնք պետք է ներառվեն առ‑հաշիվ տված գումարների հաշվետվությունում.

1.2. Պետական վճարումներ

Պետական վճարումների (տրանսպորտային հարկ, ճանապարհային վճար, տրանսպորտային միջոցների գրանցման վճար) համար կարելի է օգտագործել կազմակերպության հաշվից կամ առ‑հաշիվ մեթոդը, եթե վճարումը կատարվել է անձնական հաշվից:

2. Փոխհատուցման հնարավորությունը և իրավական հիմքերը

2.1. Պետական վճարումների փոխհատուցում

Պետական վճարումների համար կազմակերպության հաշվից կարելի է ուղղակիորեն փոխանցել գումարը, եթե վճարումը կատարվել է անձնական հաշվից: Հարկավոր է կազմել առ‑հաշիվ վճարային փաստաթուղթ (առ‑հաշիվ վճար), որտեղ նշված են:

• Վճարողի (կազմակերպության) և ստացողի (դիրեկտորի) տվյալները;
• Վճարման նպատակ (պետական վճարների անվանումը);
• Վճարված գումարը և վճարման ամսաթիվը;
• Վճարումը հիմնավորող փաստաթղթի (պետական վճարի վճարման պաստառ) համարը և ամսաթիվը.

2.2. Տրանսպորտային ծախսերի փոխհատուցում

Տրանսպորտային ծախսերի համար անհրաժեշտ են ՀԴՄ կտրոններ. Դրանք պետք է կցվեն առ‑հաշիվ տված գումարների հաշվետվությանը և հաշվապահական համակարգում գրանցվեն որպես առ‑հաշիվ վճար. Հաշվետվությունը պետք է ներառի:

• ՀԴՄ կտրոնների սերիա և համարը;
• Ծախսի տեսակը (բենզին, սպասարկում, վերանորոգում և այլն);
• Վճարված գումար, վճարման ամսաթիվ, վճարողի (դիրեկտորի) անձնական հաշվի տվյալները;
• Ճշգրիտ բացատրություն, թե ինչու է ծախսը կապված կազմակերպության հաշվեկշռում գրանցված մեքենայով.

3. Առ‑հաշիվ վճարների ձևակերպում

3.1. Փաստաթղթի կառուցվածքը

Առ‑հաշիվ վճարային փաստաթուղթը պետք է պարունակի հետևյալ բաժինները:

1. Վճարողի և ստացողի տվյալները (բիզնեսի անվանում, ՀԾ, բանկային հաշվին, անձի անուն, ազգանուն, անձնական հաշվին).
2. Վճարման նպատակ (օրինակ՝ “Պետական տրանսպորտային վճարների փոխհատուցում” կամ “Ավտոմեքենայի սպասարկման ծախսերի փոխհատուցում”).
3. Վճարված գումար (համարը, դրամական միավորները).
4. Փաստաթղթի հավելվածներ – ՀԴՄ կտրոններ, պետական վճարների պաստառներ, վճարման հաշվետվություն.
5. Ստորակետ – հաշվապահի, վարչության ղեկավարի և, եթե անհրաժեշտ է, հարկային խորհրդատուի ստորագրություն.

3.2. Հաշվետվության կազմումը

Առ‑հաշիվ տված գումարների հաշվետվությունը (առ‑հաշիվ վճարների հաշվետվություն) պետք է լինի բաժանված ըստ ծախսերի տեսակների և ներառի հետևյալ սյունակները:

4. Հարկային և հաշվապահական հետևանքները

4.1. Հարկային հաշվարկ

Փոխհատուցված գումարները, եթե դրանք համապատասխանում են գործառույթային ծախսերին, կարող են հաշվարկել որպես բաժանորդի (դիրեկտորի) աշխատավարձից դուրս և չեն ենթադրվում բաժանորդի (դիրեկտորի) անձնական եկամուտի հարկի հաշվարկին, provided that proper documentation is attached.

4.2. Հաշվապահական գրառումներ

Հաշվապահական համակարգում պետք է գրանցվեն հետևյալ հաշվետվությունները:

• «Պատվիրված ծախսեր» (Expense account) – տրանսպորտային և պետական վճարների համար;
• «Առ‑հաշիվ վճարներ» (Accounts payable – on account) – փոխհատուցման փաստաթղթի համար;
• «Բանկային հաշվին փոխանցումներ» – իրականացված գումարների շարժը, որը պետք է համընկնի բանկային հաշվեկշռի հետ.

5. Գործողությունների համառոտեցվածք

5.1. Քայլ‑քայլ ուղեցույց

1. Հավաստագրեք, որ վճարումները (պետական և տրանսպորտային) կապված են կազմակերպության հաշվեկշռում գրանցված մեքենայով.
2. Հավաքեք բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթեր (պետական վճարների պաստառներ, ՀԴՄ կտրոններ).
3. Ստեղծեք առ‑հաշիվ վճարային փաստաթուղթ՝ նշելով վճարողի, ստացողի, վճարման նպատակ, գումար և հավելվածներ.
4. Կազմեք առ‑հաշիվ տված գումարների հաշվետվություն՝ ըստ ծախսերի տեսակների և կցեք փաստաթղթեր.
5. Գրանցեք հաշվապահական համակարգում՝ որպես «Առ‑հաշիվ վճար» և «Պատվիրված ծախսեր».
6. Կատարեք բանկային փոխանցումը՝ կազմակերպության հաշվից (կամ անձնական հաշվից, եթե դա համաձայնված է) և գրանցեք բանկային շարժը.
7. Ապահովեք, որ հաշվետվությունը լինի ներառված ամսական/տարեկան հաշվետվություններում և ներկայացվի հարկային հաշվետվության մեջ, եթե պահանջվում է.

6. Հաճախ տրվող հարցեր (FAQ)

6.1. Կարո՞ղ եմ փոխհատուցել պետական վճարները, եթե վճարումը կատարվել է անձնական հաշվից, առանց առ‑հաշիվ փաստաթղթի?

Ոչ. Հարկավոր է առ‑հաշիվ վճարային փաստաթուղթ, որը կհաստատի, որ վճարումը կատարվել է անձնական հաշվից, և կկապի այն կազմակերպության հաշվեկշռի հետ.

6.2. Ինչու է անհրաժեշտ ՀԴՄ կտրոնը տրանսպորտային ծախսերի համար?

ՀԴՄ կտրոնը հանդիսանում է հիմնական հաշվապահական փաստաթուղթ, որը հաստատում է, որ ծախսը կատարվել է գործառույթային նպատակով և կարող է լինել հատկապես հաշվառված որպես առ‑հաշիվ վճար.

6.3. Ինչպե՞ս պետք է հաշվարկել հարկը, եթե փոխհատուցված գումարը գերազանցում է 100,000 դր.

Եթե փոխհատուցված գումարը չի վերաբերում անձնական եկամուտին, այն չի ենթադրվում հարկի հաշվարկին, բայց պետք է լինի համապատասխան փաստաթղթի (առ‑հաշիվ) կցվածը, որպեսզի հարկային մարմինները կարողանան հաստատել ծախսի գործառույթային բնույթը.